POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y DE LA INFORMACIÓN DE LYOWN HOLDING S.A.S

La presente política de tratamiento de datos personales se expide de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, y establece los lineamientos y procedimientos que adoptará la empresa LYOWN HOLDING S.A.S., (en adelante la Compañía), para el tratamiento de los datos personales, de cualquier persona natural con quien tenga o haya establecido o llegue a establecer cualquier tipo de relación, en su condición de Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales.

Esta política está destinada a ser socializada internamente a los empleados y/o contratistas de la Compañía y externamente a través del sitio web de la compañía a los posibles Titulares de la información.

Esta política de tratamiento de datos personales recoge y recopila los parámetros dispuestos en el ordenamiento jurídico colombiano, en especial de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (que compila los decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014).

Por medio de la presente Política de tratamiento de datos personales, la Compañía da cumplimiento a lo dispuesto en la Constitución Política, Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que reglamenten la materia, a través de la implementación de esta política y los procedimientos que la desarrollan.

Para efectos de la aplicación e interpretación de la presente Política, se entenderán las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información o dato personal para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.
• Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta.
• Datos de contacto: Datos generales de ubicación del Titular como domicilio, número de teléfono celular, número de teléfono fijo, correo electrónico y similares.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, los datos relativos a la salud, la vida sexual, los datos biométricos, como la huella dactilar, la imagen o voz de las personas entre otros.
• Dato personal público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Dato personal semiprivado: Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como por ejemplo los datos financieros y crediticios y los datos de actividad comercial o de servicios.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio nacional que tiene por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Transmisión: Comunicación de datos personales entre el Responsable del Tratamiento y los Encargados del Tratamiento.

Esta política tiene su fundamento en los principios rectores que se enuncian a continuación y que se deben tener en cuenta al realizar el Tratamiento de Datos Personales.

Todas las actividades sobre los datos personales que reposen en las bases de datos de LYOWN HOLDING S.A.S. son de carácter lícito y se sujetan a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

LYOWN HOLDING S.A.S. cuenta con metas, objetivos y fines determinados y legítimos acordes a la Constitución y la ley. Estos se encuentran especificados en esta política.

LYOWN HOLDING S.A.S. obtiene los datos personales de los titulares solo con su consentimiento previo, expreso e informado, el cual no puede ser obtenido mediante engaño, inducido ni coaccionado.

LYOWN HOLDING S.A.S. procura que toda la información que sea objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.

LYOWN HOLDING S.A.S. garantiza el derecho del titular a obtener información sobre sus datos, en cualquier momento y sin restricciones.

LYOWN HOLDING S.A.S. tiene la debida precaución para que el Tratamiento de datos personales este sujeto a los límites de la ley, velando porque la publicación en medios de comunicación, en los que se divulgue o socialice la información no sea masiva, global e indiscriminada.

Los datos personales e información que reposen en las bases de datos de LYOWN HOLDING S.A.S. son manejados con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias, otorgando al titular la garantía de que no habrá acceso, uso o divulgación de la información de manera no autorizada.

LYOWN HOLDING S.A.S. respetará el principio de confidencialidad de los datos personales y garantiza que cualquier persona que esté involucrada con el Tratamiento de datos personales, se encuentre obligada a no divulgar o revelar la información que le ha sido encargada. Asimismo, la obligación de la confidencialidad está incorporada en el presente documento, la cual será de obligatorio cumplimiento para los funcionarios de la Compañía aún después de terminado el vínculo laboral.

LYOWN HOLDING S.A.S., recopila y utiliza los datos personales de manera apropiada y segura para las actividades propias de la empresa.

Es preciso señalar que, dependiendo del grupo de interés al cual pertenezca el Titular, LYOWN HOLDING S.A.S. podrá llevar a cabo el tratamiento de toda o parte de la información personal que se relaciona a continuación, la cual fue suministrada de forma libre, voluntaria, previa e informada:

A. DATOS GENERALES O DE IDENTIFICACIÓN (DATOS PERSONALES)

• Nombre completo y número de cédula, número de pasaporte o de cualquier otro tipo de documento de identificación, lugar y fecha de expedición del mismo.
• Fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, edad, sexo, estado civil.
• Dirección del lugar de domicilio y de correspondencia (para remisión de material informativo, de manera física a su domicilio).

B. DATOS DE CONTACTO

• Número de teléfono celular, número de teléfono fijo, fax.
• Dirección de correo electrónico (personal y/o empresarial).

C. DATOS PROFESIONALES Y LABORALES

• Ocupación, oficio, actividad, profesión
• Ingresos, egresos.
• Cargo actual (cargo de contacto en la empresa).
• Correo electrónico corporativo, número de teléfono fijo y celular, extensión.

D. DATOS SENSIBLES

• Imagen y/o voz para piezas publicitarias (fotografías, videos, transmisiones en vivo, etc.).
• Datos relativos a la pertenencia a sindicatos o cualquier otro grupo de presión laboral.
• Huella dactilar (no aplica).
• Datos relativos a la salud y la vida sexual (no aplica).
• Datos biométricos, imagen y voz.
• Datos sensibles de naturaleza sociodemográfica.

E. OTRA INFORMACIÓN PERSONAL

• Número de cuenta bancaria, entidad bancaria, número de tarjeta de crédito.
• Huella dactilar para ingreso a las instalaciones de la empresa.

A continuación, se indican las finalidades del tratamiento de los datos personales según los grupos de interés:

A. CLIENTES ACTUALES Y/O POTENCIALES Y SUS REPRESENTANTES LEGALES

• Desarrollar y llevar a cabo la actividad empresarial.
• Prestar los servicios ofrecidos.
• Administrar la relación con el cliente.
• Consultar y reportar ante los operadores de Centrales de riesgo crediticio y consultar información ante los operadores de datos autorizado para gestionar el ciclo de riesgo crediticio.
• Comunicar información (incluyendo información comercial y promocional) y novedades.
• Desarrollar acciones legales derivadas de las obligaciones contractuales.
• Realizar encuestas de satisfacción.

B. ACCIONISTAS, SOCIOS, CONTRATISTAS, COLABORADORES ACTUALES, PASADOS O POTENCIALES

• Administrar la relación con el grupo de interés.
• Desarrollar y llevar a cabo la actividad empresarial.
• Cumplir las obligaciones contraídas con los colaboradores.
• Consultar y reportar ante los operadores de Centrales de riesgo crediticio y consultar información ante los operadores de datos autorizado para gestionar el ciclo de riesgo crediticio.
• Hacer seguimiento a las métricas de desempeño establecidas.
• Comunicar información y novedades.
• Desarrollar acciones legales derivadas de las obligaciones contractuales.
• Otorgar los beneficios y asistencia extralegal ofrecida y pactada.
• Realizar encuestas de satisfacción.

C. PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS ACTUALES O POTENCIALES

• Administrar la relación con el grupo de interés.
• Desarrollar y llevar a cabo la actividad empresarial.
• Cumplir las obligaciones contraídas con los proveedores.
• Comunicar información y novedades.
• Desarrollar acciones legales derivadas de las obligaciones contractuales.
• Consultar y reportar ante los operadores de Centrales de riesgo crediticio y consultar información ante los operadores de datos autorizado para gestionar el ciclo de riesgo crediticio.
• Realizar encuestas de satisfacción.

Los titulares de datos personales que hagan parte de una base de datos de LYOWN HOLDING S.A.S., tienen los siguientes derechos, sin perjuicio de la aplicación de las normas vigentes:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LYOWN HOLDING S.A.S. como Responsable del Tratamiento de los datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a LYOWN HOLDING S.A.S. como Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 y de las normas que la reglamenten.
• Ser informado respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, previa solicitud.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

LYOWN HOLDING S.A.S. dispone de mecanismos de recepción y trámite de las consultas y reclamos de los titulares, tendientes a garantizar los derechos que les asisten.

A. CONSULTAS:

Los titulares de información o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular en poder de la Compañía. En todo caso, la solicitud deberá contener:

1. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.
2. Descripción precisa y completa de los datos personales respecto de los cuales busca ejercer alguno de los derechos.
3. Copia de documento de identidad del titular que autoriza, o en caso de que aplique, de la persona legitimada junto con la prueba de la legitimación.

Dirección de correspondencia, o cualquier otro medio de contacto para recibir la respuesta.

B. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS:

• El titular de la información deberá realizar la solicitud al área designada de la Compañía de conformidad con el numeral 6.2 de esta política, por el medio designado para ello.
• El área designada de la Compañía resolverá la petición en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud.
• En caso de que no sea posible resolver la consulta en dicho término, se le hará saber al titular, explicando la causa de la demora, la cual no podrá ser superior a 5 días hábiles adicionales al término inicial.

C. RECLAMACIONES:

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la ley 1581 de 2012, cuando el titular de la información, o sus causahabientes, consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante la Compañía. En todo caso, la solicitud deberá contener:

1. Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada.
2. Descripción de los hechos o circunstancias que dan lugar a la reclamación.
3. Descripción precisa y completa de los datos personales respecto de los cuales busca ejercer alguno de los derechos.
4. Dirección de correspondencia, o cualquier otro medio de contacto, para recibir respuesta.
5. Copia de documento de identidad del titular, o en caso de que aplique, de la persona legitimada junto con la prueba de legitimación.
6. Documentos que pretenda hacer valer.

D. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS:

En caso de que el reclamo resulte incompleto, el titular de la información dispondrá de 5 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud incompleta para corregir las fallas. De no recibirse la solicitud completa, en el término de 2 meses siguientes a la primera solicitud incompleta, se entenderá por desistida la solicitud.

Una vez recibido el reclamo completo, LYOWN HOLDING S.A.S. incluirá en la base de datos una leyenda que diga "Reclamo en Trámite" y el motivo del mismo.

• El término máximo para resolver el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo.
• Cuando no fuere posible resolver el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que el reclamo será resuelto, la cual no será superior a 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para efectos del ejercicio de derechos de acceso, consultas, reclamaciones, respuestas, de conformidad con el numeral 6 y 6.1. de esta política, el área encargada de LYOWN HOLDING S.A.S es:

Área encargada: ÁREA LEGAL Y JURÍDICA

Nombre del encargado: MANUEL ANDRÉS CAICEDO FUENTES

Cargo: DIRECTOR

Correo electrónico: legal@grupolyown.com

Los titulares de información personal tratada por LYOWN HOLDING S.A.S. podrán ejercer los derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir su información y revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales a través de los correos electrónicos:

legal@grupolyown.com

Los titulares para ejercer los derechos antes mencionados deberán tener en cuenta:

Para el ejercicio de este derecho, se deberán atender las siguientes reglas:

1. Tratándose de datos personales cuyo Tratamiento haya sido autorizado, el área responsable de esta política suministrará la información solicitada.
2. De presentarse cambios sustanciales en las políticas de Tratamiento, que no estuviesen autorizadas por los titulares de la información, con la debida antelación la Compañía informará a los titulares sobre dichos cambios a través de los canales de comunicación directos con los grupos de interés.
3. Se conservarán las autorizaciones otorgadas por los titulares de la información y las políticas de Tratamiento serán comunicadas mediante su incorporación en la página web de la Compañía.

Para el ejercicio de este derecho, se deberán atender las siguientes reglas:

1. El titular de la información, previa identificación y verificación de su identidad a través de los canales previstos, podrá acceder a sus datos personales y, en caso de ser inexactos, desactualizados o incompletos, solicitar su corrección.
2. Una vez recibida la solicitud de corrección, el área responsable hará las verificaciones que correspondan en las bases de datos, a fin de proceder con la actualización o rectificación de la información, comunicando el resultado de la solicitud al titular del dato.
3. En caso de que la solicitud no cumpla los requisitos previstos en la presente política, al titular de la información se le informará los requisitos faltantes para que proceda a subsanar la información.

Para el ejercicio de este derecho, se deberán atender las siguientes reglas:

1. El titular del dato, o persona autorizada por la ley o legitimada para actuar en su nombre, previa identificación y verificación de su identidad, podrá solicitar la supresión de sus datos personales.
2. La supresión de datos personales es improcedente cuando el tratamiento (i) debe continuar para cumplir con un deber legal o contractual del titular frente a la Compañía, o (ii) los datos deben ser conservados para que el titular se beneficie de ellos o los utilice como prueba ante cualquier autoridad.
3. Una vez recibida y evaluada la solicitud, y al haber resultado procedente la supresión total o parcial de los datos, el área responsable procederá a suprimir los datos de las bases de datos de la Compañía, comunicando el resultado de la solicitud al titular del dato.

El titular de la información personal tendrá derecho a revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales, la cual podrá ser total o parcial, a través del procedimiento de reclamación anteriormente expuesto.

Es necesario tener en cuenta que existen 2 modalidades de revocatoria:

• La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que LYOWN HOLDING S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular.
• La segunda, puede darse sobre ciertos tipos de tratamiento, tales como, publicidad o estudios de mercado. En esta segunda modalidad LYOWN HOLDING S.A.S. podrá seguir tratando los datos personales de acuerdo con las finalidades que el titular no solicitó revocar.

Para ejercer el derecho de revocatoria, el titular deberá enviar, el formato de solicitud dispuesto en la página web de la Compañía, para tal fin, a través de los mecanismos previstos en el numeral 6.2 de la presente política.

Si el titular de la información personal considera que la respuesta a su consulta, reclamo, petición de actualización, corrección o supresión, o la revocatoria de la autorización, no fue tramitada de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, la cual deberá ir acompañada de la documentación que pruebe que el procedimiento de consulta o reclamación fue agotado previamente ante la Compañía.

En su condición de Responsable de bases de datos, la Compañía cumplirá los siguientes deberes:

• Solicitar y conservar la autorización otorgada por el titular de la información, o su representante legal.
• Informar al titular de la información la finalidad de la recolección y del Tratamiento y sus derechos en virtud de la autorización.
• Conservar la información bajo las medidas de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información proporcionada a los eventuales Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar oportunamente la información de acuerdo con los cambios que sean comunicados.
• Informar, cuando así lo solicite el titular de la información, sobre el uso de sus datos.
• Dar Tratamiento a las consultas y reclamos en el tiempo previsto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre los reclamos que presente el titular por faltas en el Tratamiento de sus datos personales.
• Insertar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" mientras se tramite la consulta.
• Comunicar al Encargado del Tratamiento los cambios presentados.
• Informar a los titulares de la información cuando se presenten incidentes de seguridad.
• Cumplir con los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando el tratamiento de los datos personales sea realizado por Encargados, en nombre de la Compañía, adicional a las obligaciones establecidas en esta política, deberán cumplirse los siguientes deberes:

• Tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada por el titular.
• Garantizar al titular de la información el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, oposición, cancelación y revocatoria.
• Conservar la información bajo las medidas de seguridad necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Abstenerse de suministrar la información a personas no autorizadas y de realizar su Tratamiento sin la debida autorización del titular o de la ley.
• Informar al Responsable cualquier situación que pueda generar riesgo con la información personal tratada.
• Utilizar únicamente los datos personales para las finalidades autorizadas, absteniéndose de incluir en bases de datos propios.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los 5 días hábiles a partir de su recibo.
• Cumplir con las instrucciones del Responsable.
• Permitir el acceso a la información únicamente a personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley.
• Cumplir con los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

En cumplimiento del principio de seguridad en el Tratamiento de datos personales, la Compañía adoptará las medidas de seguridad de la información apropiadas según los principios de confidencialidad, integridad, disponibilidad y privacidad de los datos, para impedir el acceso no autorizado para preservar los sistemas de información de amenazas externas e internas. Todo esto en concordancia con los estándares internacionales de Seguridad de la Información como la norma técnica NTC-ISO-IEC 27001.

Los controles de seguridad de la información de datos personales se describen a continuación:

• Reglas sobre el uso de los recursos tecnológicos de información.
• Clasificación y protección de los activos de información.
• Procedimientos de acceso a zonas restringidas o con información sensible.
• Procedimientos de autorización y restricción de acceso a los activos de información.
• Procedimientos de control de acceso a terceros.
• Procedimientos de gestión de incidentes de seguridad de la información.

LYOWN HOLDING S.A.S. tiene celebrados contratos de transferencia de datos con sociedades que no son sus Encargados, en cuyo caso se aplicará lo estipulado en los mencionados contratos.

Para la transferencia internacional de datos se atenderá lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala que se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos.

El Aviso de Privacidad de LYOWN HOLDING S.A.S. está publicado en la página web www.grupolyown.com. Este aviso de privacidad va dirigido a los titulares de la información personal que reposa o pueda reposar en las bases de datos de la Compañía.

A través del Aviso de Privacidad, LYOWN HOLDING S.A.S. comunica a los titulares de la información, la existencia de las políticas de Tratamiento de información, las formas de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Esta política podrá ser modificada o actualizada de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente aplicable, en todo caso, cualquier cambio que afecte a los titulares de la información se informará a través de los canales de información de la Compañía o a través del correo electrónico: contacto@grupolyown.com.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 10 de diciembre de 2020.

Esta política fue aprobada y adoptada por los representantes legales de LYOWN HOLDING S.A.S., en la ciudad de Bogotá D.C., el día 10 de diciembre del año 2020.

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JAVIER DAVID RODRIGUEZ GAMARRA

C.E.O - LYOWN HOLDING S.A.S.

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MANUEL CAICEDO FUENTES

VICEPRESIDENTE EJECUTIVO - LYOWN HOLDING S.A.S.